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Programma gestionale o Software ERP?

Scritto da Alessandro Frison

27-mag-2016 19.56.54

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Cosa contraddistingue un software gestionale da un software integrato per l'automazione dei processi aziendali?

Molte persone chiamano i primi "programmi di contabilità" o "programmi gestionali aziendali" e i secondi "Software Erp" o "sistemi integrati aziendali".

Andiamo oltre alle semplici definizioni e cerchiamo di capire le principali differenze.

 

I software di contabilità e gestionali

I software di contabilità vengono utilizzati principalmente per ottemperare agli obbligi normativi previsti dalle leggi vigenti (calcolare l'IVA da versare, le ritenute d'acconto, il libro giornale, il bilancio etc.). Quasi sempre questi software vengono usati dagli addetti amministrativi che lavorano prevalentemente per lo scopo di cui sopra. Gli altri utenti aziendali non utilizzano queste procedure e quindi sono esclusi dal sistema.

In molti casi, soprattutto nelle piccolissime imprese, la scelta viene fatta sulla base commercialista-programma-contabilita.jpgdei suggerimenti del commercialista, che ovviamente consiglia di usare un software compatibile con quello da lui utilizzato in studio, senza però considerare che la contabilità di un'azienda può richiedere dei criteri di organizzazione e valutazione molto diversi da quelli impostati per la sola finalità degli adempimenti...

Con i software gestionali per aziende, oltre alle funzioni della contabilità, troviamo altre funzioni come la gestione delle vendite, degli acquisti, del magazzino, produzione etc. In questo caso dunque, molti utenti aziendali usano il software gestionale per inserire dati e per consultare informazioni sempre aggiornate. 

Non solo funzionalità

Il fatto che un software disponga di molteplici funzionalità, non è tuttavia un elemento sufficiente per creare efficienza e automazione delle operazioni.

Moltissimi software gestionali per esempio, sono stati scritti in molti anni di attività, aggiungendo nel tempo diversi nuovi moduli e funzionalità. Questo approccio spesso non si rivela efficiente in quanto il sistema non dispone di una visione d'insieme dei flussi aziendali e sopratutto non sono previste funzioni per creare regole di automazione che colleghino tutti i passaggi operativi degli utenti.

Se prendiamo per esempio le funzionalità della contabilità di un software gestionale, vedremo che gli utenti amministrativi compiono manualmente tutta una serie di operazioni che sono completamente svincolate dai documenti del ciclo attivo e passivo (fatture di vendita e acquisto, incassi, pagamenti, etc). fatti-contabilit-non-corretti-121629-edited.jpg

 

Cosa può comportare questo?

In primo luogo i fatti contabili potrebbero rappresentare una realtà diversa da quella gestionale. Questo non è un aspetto secondario, soprattutto per la proprietà dell'azienda, che in questo modo non dispone di strumenti adeguati per il controllo. Ipotizziamo che il nuovo impiegato dell'amministrazione sbagli ad associare alcuni conti del piano dei conti alle registrazioni contabili e un voce di ricavo che andava associata ad una determinata categoria di prodotti venga associata ad un'altra categoria, come riusciremo ad accorgerci di questo errore? 

Un altro fattore importante sono i tempi delle attività, che in questo caso sono sicuramente più lunghi, e l'impossibilità di creare regole di automazione che i moderni sistemi prevedono. Per approfondire questo argomento leggi l'esperienza di Matteo Pillon, esperto di controllo di gestione, sul come gestire la contabilità con un software Erp.

Oltre la contabilità. La gestione del marketing e delle vendite.

Spostiamoci per un momento dalla contabilità e pensiamo alle vendite. Molto spesso i venditori dell'azienda non usano i sistemi gestionali in quanto non dispongono di applicazioni che supportano le loro esigenze. Un venditore deve poter tracciare le attività che fa con un potenziale cliente o con il cliente acquisito, deve disporre di informazioni semplici ed immediate per decidere le azioni da intraprendere. Parliamo di utenti che sono spesso fuori sede e quindi devono lavorare con dispositivi mobili e in contesti completamente differenti dall'utente che lavora comodamente seduto davanti al computer in ufficio. Vendite_e_Marketing.png

Quello che solitamente si vede è la soluzione "fai da te", ovvero: i commerciali si gestiscono le loro attività con strumenti individuali (file word, pdf, excel, tante mail etc..) poi passano via mail gli ordini al backoffice commerciale che provvede ad inserire il dato nel programma gestionale. Ancora una volta perdiamo i benefici dell'automazione, processi gestionali manuali con elevato rischio di errori e ovviamente costi per operazione più elevati.

Non si dispone della visione d'insieme di quello che l'azienda sta facendo verso un determinato cliente. Ancora una volta abbiamo i diversi reparti aziendali che accedono a informazioni che si trovano isolate su sistemi differenti.

Il marketing non dispone di informazioni complete per pianificare campagne mirate e azioni automatiche al verificarsi di precisi eventi determinati dalle vendite.

 

Integrare il gestionale con altri software verticali

Molte aziende cercano di integrare il software gestionale con sistemi per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Integrare sistemi completamente eterogenei, comporta costi notevoli e concrete difficoltà di gestione. Queste strategie pongono di nuovo il problema dell'automazioneComplessita-integrazione-sofware.png

Come posso programmare dei controlli automatici su tutta la filiera se un dato viene elaborato da programmi diversi in momenti diversi? Cosa succede quando il produttore del software esegue degli aggiornamenti? Il sistema di sincronizzazione continuerà a funzionare o devo prevedere interventi? Se il venditore apre la scheda del cliente nel suo CRM potrà vedere in tempo reale i dati amministrativi, ovvero la situazione pagamenti, lo storico acquisti, ordini aperti etc.? E se il commerciale inserisce una nota sul CRM relativa agli accordi presi per il pagamento, l'amministrazione potrà visualizzare tale informazione?

 

Le vendite online

Altro tema di grande attualità è la gestione delle transazioni online, ovvero mettere a disposizione dei propri clienti le applicazioni per consultare le schede dei prodotti, le giacenze di magazzino, i prezzi, inserire ordini, consultare l'archivio fatture e molto altro. La via dell'integrazione tra il software gestionale esistente e le piattaforma di e-commerce richiede investimenti e non sempre è di facile attuazione. WebStore_per_E-commerce_LP.png

In ogni caso si deve accettare qualche limite e in certi casi i flussi di integrazione presentano criticità che vanno gestite manualmente. L'elemento però più importante sono proprio i limiti che queste integrazioni presentano. Per lo stesso motivo descritto precedentemente, ovvero che questi sistemi integrati non dispongono di una visione d'insieme del processo, alcune interessanti automazioni risultano difficili da attuare.

Pensiamo per esempio all'integrazione del comportamento utente che visita il nostro e-commerce con lo storico degli acquisti fatti dallo stesso utente. Con un sistema completamente integrato è possibile visualizzare all'utente i suoi prezzi netti di acquisto e gestire qualsiasi variazione dei prezzi in tempo reale, mettergli a disposizione tutto lo storico dei suoi acquisti e dei relativi documenti, sia che si tratti di acquisti online che offline. Con le funzioni di automazione delle regole sarà inoltre possibile collegare il comportamento dell'utente e-commerce con il team di vendita per allertarli che l'utente ha aperto una scheda prodotto ma non ha poi completato l'acquisto e molto altro.

 

I sistemi per l'automazione globale dell'impresa

Quando parliamo di sistema per l'automazione dei processi aziendali, intendiamo una piattaforma software che consente di progettare e implementare le regole di business per allineare il comporamento degli utenti e rendere i flussi di lavoro più veloci e controllati.

L'automazione viene spesso associata al mondo manifatturiero e in generale ai processi produttivi, dove le aziende investono per dotarsi di macchinari in grado di svolgere attività ripetitive che in precedenza venivano fatte manualmente. Questi impianti hanno incrementato la capacità produttiva, migliorato la qualità dei prodotti e hanno contribuito alla crescita economica dell'impresa. Dashboard_delle_vendite-1.png

La domanda che ci dobbiamo fare dunque è la seguente: come hanno fatto le fabbriche ad automatizzare processi produttivi molto complessi utilizzando la tecnologia ? 

Hanno definito delle regole e dei precisi flussi operativi. Hanno disegnato il processo e stabilito quali obiettivi raggiungere. Quindi hanno acquistato i diversi strumenti/macchinari, necessari per completare il flusso stabilito.

Perchè dunque non si riesce a fare qualcosa di analogo per i processi gestionali dell'ufficio? 

Se stabilisco la regola che prevede un certo listino prezzi per un cliente, quindi i termini di pagamento, le regole di consegna merce e gli eventuali sconti per quantità, ecco che abbiamo una regola automatizzabile. In questo modo posso inserire il tutto nel software Erp e grazie all'automazione, queste regole consentiranno a qualsiasi utente di inserire i dati e trovarsi poi il flusso già preimpostato fino alla relativa scrittura di prima nota in contabilità, generata dal sistema durante l'emissione della relativa fattura di vendita. 

"Investo dunque il mio tempo per impostare le regole generali del mio business e guadagno poi in tempo di esecuzione e minori rischi di errori da parte degli utenti."

Fare automazione significa progettare le regole e stabilire dei flussi. 

Si può partire dalle regole più semplici, tipo quele delle vendite e degli acquisti, per poi estenderle al marketing, al magazzino, all'e-commerce etc.

A differenza del passato, dove i sistemi integrati di automazione (E.R.P.) erano accessibili solo alle medio grandi aziende, oggi queste tecnologie, grazie al Cloud e all'innovazione continua dell'industria del software, sono alla portata delle micro imprese. SI esatto, anche una start-up con pochissimi dipendenti può iniziare a gestire le proprie regole di business utilizzando un software integrato come Starty Erp e Crm.

 

Come portare l'automazione in azienda?

Al contrario di quanto si potrebbe pensare, non è sufficiente acquistare il Software Erp per introdurre l'automazione in azienda. Prima di tutto dobbiamo preparare la nostra organizzazione a questo importante passo evolutivo e quindi condividere con tutta la squadra, quali sono gli obiettivi, le proprità, le regole, i flussi.

Leggi l'esperienza del consulente d'impresa, Giuseppe Cavazzana, sul "come introdurre un sistema Erp in azienda".

Se chiediamo all'ufficio amministrazione quale software acquistare? con ogni probabilità vi indicheranno un software molto simile a quello usato fino ad oggi o in precedenti esperienze lavorative. Gli utenti tendono a mantenere lo status quo del loro lavoro e difficilmente pensano a soluzioni completamente diverse da quelle conosciute fino ad oggi. Mi è capitato di vedere aziende che hanno cambiato il sistema gestionale ma non hanno potuto modificare il programma di contabilità in quanto gli utenti erano contrari... Capite che in questo modo non si va da nessuna parte.

Preparare l'organizzazione al nuovo sistema di automazione richiede dunque un progetto iniziale e una strategia che la direzione aziendale dovrebbe curare con il coinvolgimento di tutta l'organizzazione.

Si tratta di un progetto collettivo, che riguarda tutti e che deve portare tutta l'organizzazione verso un preciso obiettivo: migliorare l'efficienza gestionale, ridurre i costi delle operazioni, disporre di informazioni attendibili nel momento giusto per prendere le decisioni migliori.

Con i sistemi di automazione si possono liberare spazi nuovi per nuove attività a valore. Pensiamo per esempio a cosa potrebbe fare l'ufficio amministrativo se riducesse i tempi delle attività del 40-50%. Avrebbero tempo per lavorare sulla parte analitica dei dati, aiutare la direzione a comprendere meglio l'andamento dell'azienda, scoprire quali aree sono inefficienti, quali prodotti generano più marginalità, pianificare le risorse finanziare e misurare il raggiungimento degli obiettivi.

 

L'automazione del marketing e delle vendite

Anche in queste aree oggi è possibile fare molta automazione e migliorare in modo significativo le performance aziendali.

Pensiamo per esempio all'automazione delle attività dei commerciali che tramite le funzionalità CRM del sistema possono pianificarsi azioni automatiche di promemoria delle attività, regole di notifica al verificarsi di alcuni eventi del cliente (il tuo cliente non ordina il prodotto xyz da oltre 60 giorni). Home_Contatti_e_CRM.png

Il Marketing dal canto suo può aiutare i venditori applicando regole automatiche per stimolare i clienti a fare nuovi acquisti.

Esempio: se il cliente acquista 10.000 € di prodotti, inviamo un coupon di sconto del valore di € 120 per acquisti fatti sul nostro e-commerce entro una determinata data. Questa regole puà essere definita nel sistema Erp e quindi eseguita automaticamente.

 

Conclusioni

L'innovazione tecnologica sta modificando l'intera economia mondiale, oggi i consumatori dispongono di più informazioni dei venditori e possono accedere facilmente alle informazioni in tempo reale. Non si può competere nell'era dell'economia di Internet, utilizzando le regole e gli strumenti del passato. L'automazione è la via obbligatoria per le aziende di qualsiasi dimensione. Posticipare  questo importante passaggio evolutivo, significa perdita di competitività e rischio di uscita dal mercato. 

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Topics: ERP Cloud

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