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Gestire le fatture in valuta con Starty ERP

Molti nostri clienti, lavorano regolarmente con partner commerciali esteri (clienti e fornitori) e questo comporta inevitabilmente una gestione delle transazioni in valuta.Gestione-Valute-Starty-Erp.jpg

Per facilitare le registrazioni contabili, Starty ERP vede presente una serie di funzionalità, che permettono di gestire in maniera automatica le operazioni fatte in valuta estera, velocizzando in modo significativo i tempi delle registrazioni contabili.

 

Di seguito andremo ad illustrare come gestire i documenti affinché Starty ERP faccia correttamente tutte le registrazioni contabili.

Prima di iniziare, ricordiamo che la contabilità, in Italia, deve essere tenuta nella valuta Euro, come specificatamente prescritto dall’art. 2423 comma 5 c.c.

Una volta, prima della presenza dei software gestionali, le operazioni necessarie per una corretta registrazione contabile erano:

  • verificare dal sito della Banca d’Italia il tasso ufficiale di cambio
  • con l’aiuto di una calcolatrice, procedere alla conversione
  • procedere alla registrazione in Euro del movimento in valuta estera
  • registrare il pagamento/incasso della fattura in Euro leggendolo dall’estratto conto della banca
  • inserire manualmente l’utile o la perdita su cambi.

 

Conversione automatica delle valute con Starty ERP

In Starty ERP, le fatture in valuta vengono automaticamente registrate nel controvalore euro.

Per poter migliorare la nostra efficienza infatti, questi sono i 3 passi da seguire:

  1. importare il tasso di cambio alla data della fattura (completamente automatizzato)
  2. registrare la fattura in valuta
  3. registrare il pagamento/incasso in valuta.


Vediamoli tutti con un esempio pratico.

Ipotizziamo di ricevere una fattura di acquisto da un Business Partner comunitario (Irlandese) che emette la fattura in dollari americani (USD), come da esempio a seguire:

fattura acquisto in valuta usd

 

 1. Importare il tasso di cambio alla data della fattura

Grazie a Starty ERP, non dobbiamo più procedere alla ricerca del cambio ufficiale, ma lo importiamo direttamente attraverso un’unica azione, per data, dal sito dei cambi della Banca d’Italia, che valorizzerà in automatico i tassi di cambio per tutte le valute straniere presenti.

L’importazione avviene semplicemente selezionando la data della fattura (nell’esempio il 28 febbraio) nella form di selezione:

Importazione tassi cambio automatica
Fatto questo, Starty ERP memorizza l’informazione nella sua tabella dei tassi di cambio che verrà utilizzata per la conversione di tutti i documenti emessi o ricevuti in quella data.

tasso di cambio alla data
Possiamo ora passare alla fase successiva, ovvero:

 

2. Registrare la fattura in valuta

Per registrare una fattura in valuta, in questo caso USD, procediamo allo stesso modo della registrazione di una fattura in Euro. Inseriamo, quindi, il nostro Cliente/Fornitore, la cui anagrafica (indirizzo, regole di pagamento, ecc.) viene recuperata automaticamente, e procediamo con l’inserimento del prodotto.

L’unica differenza nella registrazione è quella esplicitare la valuta della registrazione (USD) e quindi l’importo in USD, come nell’esempio qui sotto riportato.

registrazione fattura in valuta

I movimenti contabili che questa fattura effettuerà, come detto, saranno automaticamente espressi in Euro. Per ottenere questo infatti, Starty ERP effettuerà automaticamente la conversione con il dato precedentemente valorizzato.

In questo esempio, si procederà in questo modo:

USD 200 x 0,892937 (tasso di conversione EUR/USD) = EUR 178,59 (arrotondato)

Di seguito la scrittura contabile relativa:

Scrittura contabile fattura in valutaps.- si noti come nelle azioni disponibili nella fattura ci sia oggi anche la possibilità di emettere l’autofattura elettronica, in vigore da gennaio 2022!
Dopo aver provveduto al pagamento di questo fattura, l’ultima cosa che ci rimane da fare è:

 

3. Registrare il pagamento/incasso in valuta

Prima di poter effettuare la registrazione, dobbiamo conoscere il tasso di cambio utilizzato per il pagamento. Il tasso di cambio usato potrebbe essere quello ufficiale o un tasso leggermente differente applicato dalla banca. Tale valore è desumibile dall’estratto conto movimenti o dalla contabile di pagamento.

Con tale giustificativo in mano, procediamo alla registrazione del pagamento in Starty ERP.

Dovremo porre attenzione a filtrare la scadenza da pagare con la valuta USD (altrimenti Starty ERP ovviamente non ce la presenterà) e ad impostare correttamente il tasso di cambio.

Supponiamo di registrare il pagamento della fattura in data 15/03 con il tasso di cambio 0,909835. Di seguito la videata di selezione della scadenza per la registrazione:

 

Selezione scadenza in valuta per pagamento

e a seguire la form di conferma della registrazione dove vediamo proposto il cambio del giorno,  con la possibilità di cambiarlo in base al tasso applicato dalla banca, e altresì di visualizzarlo/impostarlo in formato “euro/dollaro” anziché “dollaro/euro”.

Si noti inoltre come la differenza cambio viene già calcolata in automatico:

registrazione pagamento in valuta

Che dire, non ci resta che vedere la registrazione contabile ottenuta con la massima facilità e senza ricorso alla calcolatrice:

Registrazione contabile pagamento in valuta

Conclusioni

Dal punto di vista contabile e fiscale, è necessario che i passaggi siano ben chiari in quanto hanno un impatto diretto in termini di registrazioni contabili, di ricavo, di calcolo delle imposte dirette ed indirette.

E’ opportuno che chi si occupa della contabilità in azienda abbia ben chiaro questi concetti per poterli poi implementare all’interno del software ERP. I software come Starty permettono una registrazione contabile corretta anche ad utenti non esperti contabili. Questo perché le impostazioni, da effettuare sotto la supervisione di un esperto, sono definite in un momento precedente in modo che successivamente il software gestionale cloud possa gestire  automaticamente le registrazioni contabili delle operazioni fatte nel quotidiano.

Se vuoi approfondire questo argomento, richiedi una sessione demo con un nostro esperto contabile, che ti illustrerà quali  sono le funzionalità di contabilizzazione automatica proposte dal software  Starty ERP, sicuro, veloce, completo