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Contabilità online e commercialista: come fare?

Molte piccole imprese scelgono di delegare al commercialista tutte le attività di gestione della contabilità aziendale.

Il quadro normativo Italiano è spesso complesso e richiede competenze specifiche per gestire autonomamente la contabilità e tutti gli adempimenti ad essa associati.

Con questo articolo cercheremo di capire come rendere più semplice la gestione della contabilità e lo scambio di informazioni con il commercialista, utilizzando il software di contabilità online Starty ERP.

 

Il vecchio sistema di scambio documenti è morto

Come ha funzionato fino ad oggi il sistema di comunicazione tra una piccola impresa e il commercialista?

Con il semplice scambio di documenti. Una volta i documenti venivano portati fisicamente presso lo studio del professionista, ieri si mandavano via e-mail…
Questo sistema è morto e va sostituito con soluzioni più innovative ed efficienti
Con il vecchio sistema si generano molti errori, le attività vengono ripetute più volte dall’azienda e dal professionista, con ovvi ritardi e aggravio dei costi.
Prendiamo per esempio il ciclo delle vendite:
  • L’azienda solitamente usa qualche strumento software per generare ordini, spedizioni e fatture. Poi stampa le fatture e invia una copia delle stesse al professionista.
  • Il professionista a sua volta deve inserire nel software dello studio le fatture di vendita per generare i realtivi movimenti contabili.

 

Incassi delle fatture di vendita e situazione della banca.

  • Il controllo degli incassi lo fa solitamente l’azienda tramite l’Internet Banking. Segna la ricezione del pagamento per ogni fattura/scadenza e controlla periodicamento lo scadenziario delle fatture aperte.
  • Il commercialista a sua volta deve registrare in contabilità gli incassi delle fatture e i relativi movimenti contabili della banca. Per fare questo chiede al cliente i dettagli di tutte queste operazioni, che solitamente vengono gestiti tramite scambi di file excel o report vari. Ovviamente tutto manuale e tutto ancora una volta replicato.

 

Utilizzando il software gestionale Starty ERP, tutto questo si semplifica. L’azienda inserisce gli ordini di vendita nel programma e quindi genera le spedizioni e le relative fatture. Le fatture vengono contabilizzate in automatico dal sistema e la registrazione degli incassi e relativi movimenti di banca li può gestire autonomamente l’azienda senza dove scambiare informazioni con il professionista. Per queste operazioni non è richiesta alcuna competenza contabile da parte dell’utente. E’ il sistema che applica le regole di scritture contabili a seconda del tipo di operazione fatta.

Periodicamente il professionista può collegarsi al sistema gestionale online per verificare i dati inseriti dagli utenti e per segnalare eventuali errori o anomalie riscontrate. Dal menù il commercialista potrà scaricarsi in blocco tutte le fatture attive in formato xml per importarle in modo automatico nel proprio sistema.

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La gestione del ciclo passivo (fatture fornitori)

Il ciclo passivo è solitamente più complicato da gestire per l’azienda. A seconda del tipo di fattura da registrare, ci possono essere diverse regole di contabilizzazione (fatture con ritenuta d’acconto, fatture CEE o Extra CEE etc).

Le aziende più piccole, solitamente non gestiscono la contabilità fornitori, la delegano completamente al professionista. Questo però comporta una serie importante di problemi e di inefficienze.

Senza uno scadenzario pagamenti, non si riesce a fare una semplice pianificazione dei fabbisogni finanziari. Quanti soldi dobbiamo avere a fine mese per pagare i fornitori? quanti soldi entreranno dagli incassi clienti? Quanta IVA dobbiamo versare il 16 del mese?

Anche in questo caso, utilizzando il software di contabilità online Starty ERP, possiamo migliorare e semplificare la contabilità fornitori. Il sistema è predisposto per gestire tutte le tipologie di fatture fornitori, semplificando l’operatività dell’utente con il semplice inserimento dei dati di base (nome del fornitore, prodotto acquistato e termini di pagamento). Tutte le registrazioni contabili vengono generate automaticamente dal software. Per l’utente dunque, l’inserimento di una fattura con ritenuta di acconto, presenta la stessa semplicità di una fattura fornitore normale. Idem per le fatture CEE ed Extra CEE, per i pagamenti delle fatture e per il calcolo dell’IVA.

L’introduzione oggi della autofattura sugli acquisti esteri, rende ancora più opportuno che la tenuta delle scritture fatture fornitore avvengano in azienda.

E il commercialista?

In questo caso, il vantaggio di lavorare con un software gestionale online è notevole. L’azienda può caricare o generare le fatture fornitore con il software e poi richiedere un controllo formale al professionista. Direttamente dal suo studio o da qualsiasi altro luogo, il professionista può collegarsi online al sistema del cliente e verificare se tutte le fatture fornitore sono state correttamente impostate e scaricarle massivamente in formato xml al bisogno, per essere importate in studio. Trovando direttamente gli allegati ad ogni fattura fornitore, gli diventerà  facile controllare direttamente dal sistema se i dati inseriti dall’utente sono corretti, se sono corrette le attribuzioni a bilancio.

Altri adempimenti 

Con la stessa modalità di cui sopra, il professionista può collaborare online con l’azienda per completare tutti gli adempimenti contabili necessari. L’azienda può inserire tutte le operazioni delle banche e il professionista può velocemente controllarle. Con Starty ERP si possono gestire anche scritture avanzate di prima nota, stampare il libro giornale, la liquidazione dell’IVA, il Bilancio di Verifca ed effettuare gli adempimenti telematici tipici dell’azienda.

Con questo approccio dunque, l’azienda dispone di tutte le informazioni aggiornate per prendere le decisioni e il professionista non deve inserire manualmente le informazioni ma semplicemente controllare ed integrare quanto necessario. Ogni mese il professionista può elaborare un bilancio di verifica e fornire all’azienda un resoconto con eventuali suggerimenti.

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Ridurre i costi di gestione della contabilità è possibile

Con Starty ERP possiamo dunque migliorare la gestione aziendale e ridurre i costi operativi. Le funzioni di automazione delle scritture contabili consentono di ridurre drasticamente i tempi di attività e aumentare la qualità e affidabilità dei dati.

Il carico di lavoro del professionista diminuisce per le operazioni a basso valore aggiunto (inserimento dati contabili) e di conseguenza anche il costo della parcella andrà rivisto e adeguato alla nuova modalità di lavoro. Il professionista dispone inoltre di informazioni gestionali molto importanti per fornire al proprio cliente indicazioni su come migliorare le performance aziendali. Un modello che crea valore per entrambi.

 

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