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In questo blog approfondiamo le potenzialità delle applicazioni in Cloud per supportare e migliorare la gestione aziendale. Si parla di Marketing Automation, sistemi di supporto alle vendite (CRM) e sistemi integrati per la gestione globale dell'azienda (ERP). 

 

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Pulizia dell'archivio contatti con HubSpot CRM

Scritto da Lisa Rossi

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Pulire_il_database.jpgQuando è stata l’ultima volta che hai messo ordine tra i tuoi contatti? Probabilmente è passato un po’ di tempo, ma non preoccuparti: è normale. Secondo una ricerca di Forbes.com, infatti, anche il 57% degli scienziati sostiene che sistemare e organizzare i dati è la parte più noiosa del proprio lavoro.

Tuttavia, non occorre essere scienziati per aver bisogno di un database ordinato e organizzato; anche per le imprese è utile avere dei dati “puliti”: è consigliabile quindi implementare un sistema CRM, come ad esempio quello fornito da HubSpot. Con questo strumento si potrà mettere ordine tra i propri contatti senza doverli valutare uno ad uno: potrai impostare dei workflow che lo facciano al posto tuo, permettendoti di risparmiare tempo e ottimizzare quindi le tue risorse.

Ma cosa sono esattamente dei dati “puliti”?  

Per capire cosa siano dei dati “puliti” prova a pensare alla rubrica del tuo telefono. Quanti doppioni o contatti vecchi hai? Questi contatti obsoleti non limitano forse le tue possibilità di comunicazione? Ecco, la tua lista di contatti ha probabilmente lo stesso problema. E’ necessario quindi liberarsi dei dati inutili o “dannosi”, ossia di quei dati che “impediscono di comunicare il messaggio giusto alla persona giusta attraverso il canale adeguato” (fonte: http://docslide.us/business/database-marketing-intensive.html).

Come puoi vedere dal grafico, secondo un sondaggio condotto da Econsultancy, nel marketing è sempre più di vitale importanza avere delle liste di contatti selezionate e personalizzate a cui poter rivolgere campagne mirate.

Grafico-aree-marketing.png

Infatti, attraverso il giusto utilizzo di un CRM, puoi avere un database pulito che ti permetta di pianificare al meglio le tue operazioni di marketing: poter segmentare la tua lista di contatti in modo personalizzato ti permette infatti di lanciare campagne automatiche, indirizzate alle persone giuste nel momento giusto, così da rendere più efficaci le tue operazioni.

In questo articolo andremo ad affrontare alcuni dei problemi più comuni legati all'avvio di HubSpot CRM e vedremo come risolverli. 

 

1) Come risolvere il problema dei contatti doppi. 

Esempio_contatti_doppi.png

Quando si aggiunge un contatto, avviene un processo di deduplicazione su due fronti: per prima cosa, viene valutato il cookie depositato nel browser del contatto che ha visitato la tua pagina (sulla quale HubSpot ha applicato un tracking code). Dopodiché, viene valutato l’indirizzo email. Ogni contatto può avere una sola mail associata; se esiste già un altro contatto con la stessa mail, allora le nuove informazioni verranno automaticamente aggiunte alla scheda di quel contatto.

Ecco alcuni motivi per cui potresti avere dei doppioni sul tuo database:

  • Il nome è lo stesso, ma l’email è diversa: abbiamo visto che ad ogni email è associata una sola scheda del contatto.
  • La persona ha compilato più di uno dei tuoi forms, ha eliminato i cookies dal proprio browser e ha fornito un altro indirizzo email. In questo caso, il database riconosce due email diverse e crea quindi due schede separate.

Se questo è il caso, ti consigliamo di unificare ("merge") i due contatti facendo attenzione a non perdere i dati. Vediamo come.

Quando unifichi dei contatti, devi decidere quale sarò il contatto primario:

  • Vai alla scheda del contatto, clicca sull’icona di impostazioni di fianco al nome e seleziona “Merge”.

Esempio_Merging_Contacts.png

  • Trova il contatto che vuoi unificare; il contatto che selezioni sarà il contatto secondario, ossia quello la cui email non verrà più utilizzata.
  • Seleziona la casella del contatto secondario e clicca “Confirm”.
  • Leggi il messaggio di conferma del processo di merging per assicurarti di aver selezionato i contatti giusti e clicca “Merge”.
  • Ti verrà notificato l’avanzamento del processo di unificazione, dopodiché potrai vedere nella scheda del contatto primario l’etichetta “Contact Merge”.

2) Come modificare/eliminare i valori presenti nei campi.

A volte, puoi aver bisogno di cambiare il valore di un campo.

Se ad esempio hai 100 clienti assegnati ad un venditore che non lavora più nella tua azienda e vuoi quindi assegnarli ad un nuovo venditore, puoi:

1) Se i dati sono già presenti nel tuo database e li vuoi riassegnare, puoi impostare un workflow che selezioni i contatti registrati per quel venditore e cambiare il valore del campo (questa funzione è disponibile solo per i clienti HubSpot Professional e Enterprise). Nello scenario di esempio, per cominciare ti servirebbe una lista di tutti i contatti, a questo punto:

  • Seleziona "New workflow" tra le opzioni del Workflows tool.
  • Scegli un workflow standard.
  • Seleziona “Add action”.
  • Seleziona “Clear a contact property value” e seleziona la “property”.
  • Ricordati di Attivare il tuo workflow.
2) Se invece stai importando i nuovi dati, puoi cambiare il valore del campo in questione di modo che tutti i clienti che hai selezionato vengano automaticamente assegnati al nuovo venditore.

3) Come far sì che il CRM riconosca quali sono i tuoi clienti.

Quando devi importare una lista di contatti nel tuo nuovo sistema CRM, ti consigliamo di indicare in quale "lifecycle stage" si trovano. Ad esempio sono già tuoi clienti o sono potenziali? Sono potenziali pronti ad essere passati al reparto vendite o dei semplici iscritti alla newsletter?

Esempio_contattoX_2.png

Ipotizziamo ad esempio che disponi di una lista di 1000 contatti, dei quali solo 400 sono già tuoi clienti. Come fa il software a saperlo e a categorizzarli a parte? Puoi attivare un workflow per i tuoi clienti oppure puoi importare una lista dei tuoi clienti attuali. In ogni caso, una lista è utile nel determinare lo stadio in cui un contatto si trova.

1) Per cambiare il Lifecycle stage del cliente con un workflow devi:

  • Selezionare la voce “Nuovo workflow” nella sezione “Workflow tool” e selezionare il tipo standard. Dopodiché, devi dargli un nome.
  • Dato che è un processo che attiverai una sola volta per una determinata lista, seleziona “Manually”, in modo che i contatti vengano registrati solo in questa occasione.
  • Nella sezione “Actions” del workflow, imposta la property value del contatto e seleziona lo stadio in cui si trova.
  • Ora che hai impostato il workflow, devi associarvi la tua lista; trova la lista e seleziona “Enroll in workflow” dalla pagina dei dettagli della lista.
2) Per importare una lista dei tuoi clienti attuali, crea un file CVS che contenga una colonna con i loro indirizzi email; dopodiché, finché importi il file CVS nella sezione “Contatti”, seleziona il file e passa alla “vista avanzata” (advanced view) per selezionare lo stato in cui si trova la tua lista.

 

Se hai inserito contatti completi e pertinenti, un CRM è uno strumento utilissimo per ottimizzare le tue operazioni di marketing e di vendita. Ad esempio, puoi vedere solo una determinata fascia di contatti (per esempio, solo coloro che ricoprono una determinata posizione nella loro azienda, o solo coloro che hanno acquistato un determinato tuo prodotto). Non devi fare altro che creare delle viste inserendo i campi che vuoi vedere; a partire da queste viste potrai poi creare delle campagne personalizzate, in modo da indirizzare sforzi precisi ad una derminata categoria di clienti. In alternativa, puoi impostare dei filtri temporanei. Qui puoi vedere come filtrare i contatti per vedere, ad esempio, solo coloro che sono già tuoi clienti:

Esempio_Filtri_CRM.png

Un CRM leader nel settore come quello offerto da HubSpot consente di integrare al meglio gli sforzi dei reparti marketing e vendita. Creata la lista dei contatti ottenuti tramite le operazione di marketing, potrai: monitorare le email; pianificare invii di mail personalizzate con testi predefiniti; registrare le telefonate fatte o ricevute; pianificare appuntamenti; programmare attività future; misurare i risultati delle campagne di marketing; archiviare documenti alla scheda del contatto; tener traccia delle opportunità di vendita; fare previsioni di vendita; gestire le richieste di assistenza post-vendita.

Con HubSpot CRM, marketing e vendite vanno di pari passo, verso una filosofia inbound applicata ora anche alle vendite (per approfondire, leggi l'articolo Il processo di vendita ideale per il tuo acquirente).

Credits: questo articolo è stato realizzato da Mayking utilizzando i contenuti e la metodologia di Inbound Sales realizzata da HubSpot.

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Topics: Gestione Clienti CRM

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