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Il Blog delle Applicazioni Cloud per la gestione d'impresa

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Pronti per la fattura elettronica B2B?

Scritto da Alessandro Frison

22-dic-2016 9.30.00

Banner fattura elettronica.pngA breve ci sarà solo quella!
Iniziamo a conoscerla.

A partire dalla fine di ottobre 2016, la macchina fiscale dello Stato è entrata a regime per dare massima velocità all'adozione della fattura elettronica.

La quasi totalità delle maggiori entrate previste nel bilancio dello Stato è basata sul recupero dell'evasione fiscale che si conta di ottenere grazie all'utilizzo della digitalizzazione (fattura b2b, invio giornaliero dei corrispettivi, spesometro trimestrale, ecc.).

Il decreto fiscale 2017 ha introdotto una serie importanti di novità di cui abbiamo parlato in un nostro articolo dedicato, oggi vogliamo approfondire con questo articolo il tema della fattura elettronica B2B, che rappresenta una grande opportunità di cambiamento per le aziende.

Solitamente le novità fiscali vengono interpretate come un problema, un'ulteriore impegno che ci viene chiesto dal nostro fisco. Beh, per certi versi questo è vero. Le aziende dovranno adeguare i propri sistemi gestionali per ottemperare ai nuovi adempimenti. 

Questa volta però le richieste puntano ad una modernizzazione dei sistemi di comunicazione e la fattura elettronica B2B rappresenta una grande occasione per le aziende che potranno nel breve periodo ottenere significativi vantaggi e risparmi sui costi gestionali.

Pensiamo a quanto costa la gestione analogica/cartacea di una fattura di acquisto. Il costo del tempo necessario per inserire i dati nel gestionale, i costi per eventuali errori di inserimento dati, il tempo di protocollazione e archiviazione, il tempo di ricerca per recuperare un documento cartaceo inserito nel classico raccoglitore. La situazione è ancora più critica se questa attività viene delegata al professionista, che solitamente si fa pagare per ogni fattura da registrare... 

Con la fatturazione elettronica B2B si potranno automatizzare queste operazioni e rendere l'attività amministrativa più snella e più efficiente. Ma non è solo questo, il nostro fisco prevede altri vantaggi per le aziende che sceglieranno questa modalità di fatturazione. 

Per aiutarvi a comprendere bene questo importante argomento, abbiamo coinvolto il professionista Andrea Dal Ponte che ci spiega la fattura elettronica b2b.

 

segue articolo di Andrea Dal Ponte (commercialista e revisore legale) Managing partner del network professionale retestudi

 

I contribuenti che adottano l'amministrazione digitalizzata possono contare su alcuni benefici concessi dal Fisco ma soprattutto possono beneficiare di una notevole riduzione dei costi e incremento della velocità di analisi del proprio business.


La fattura elettronica (FE) è la prima importante pietra per l'avvio della trasformazione digitale amministrativa delle aziende.

In molte realtà economiche, soprattutto quelle di minori dimensioni, esiste un vero e proprio rifiuto nell'affrontare il nuovo documento digitale.

Anzi, per essere precisi, dobbiamo dire che la fattura elettronica NON E' PIU' NEPPURE UN DOCUMENTO ma piuttosto un "insieme di dati che si spostano senza aver bisogno del documento".

Quindi è più che comprensibile e giustificata la circostanza che fino ad oggi solo poche PMI hanno acquisito la necessaria confidenza con il nuovo formato. 

 

Conosciamo la fattura elettronica

Esistono vari formati di fattura elettronica e quindi diverse tipologie di strutture di dati che le aziende possono utilizzare per scambiarsi i contenuti delle fatture.

Un formato molto conosciuto e diffuso in Italia, grazie all'esperienza già collaudata nella Pubblica Amministrazione, è la fattura in formato XML.

Anche la fattura in formato PDF può definirsi elettronica ma da sola non consente i veri vantaggi operativi della fatturazione intesa come insieme di dati gestibili elettronicamente senza doverli contenere in un documento che invece richiede sempre un intervento di lettura (umana o mediante interpretazione software).

Con riferimento al formato XML, normalmente la predisposizione di una fattura elettronica consiste di fatto nella creazione di due documenti informatici:

1) il file XML che consente i dati strutturati della fattura quindi già predisposti per l'elaborazione automatica da parte dei software gestionali del soggetto ricevente; 

2) un file PDF che consente una facile lettura umana delle informazioni del documento commerciale (NB: il file pdf non è obbligatorio ma consigliato come di seguito specificato). 

 

Una precisazione in merito al concetto di documento digitale

La fattura elettronica è un documento digitale nativo: come tale, ha valore legale nel suo formato digitale, cioè il file.

L'eventuale stampa, archiviazione e conservazione su carta del contenuto del file non ha alcun valore giuridico (quindi le Fatture elettroniche NON si stampano!).

La conservazione dei documenti digitali (i consueti 10 anni previsti dal codice civile) deve avvenire secondo regole ben precise che mirano a garantire negli anni 3 elementi: l'autenticità, l'integrità e la leggibilità del documento.

Tutto ciò non significa semplicemente avere delle copie in sicurezza dei propri documenti, ma bensì seguire dei processi ben specifici che richiedono necessariamente un sistema di controllo di gestione affidabile e/o l'intervento strumenti informatici (firma digitale) e l'ausilio di soggetti dotati di infrastrutture idonee a garantire nel tempo i tre elementi sopra citati. 

 

Quando "nasce" una fattura elettronica

Uno degli aspetti più innovativi rispetto a quella cartacea è che la fattura elettronica si considera emessa quando viene trasmessa o messa a disposizione per via elettronica al destinatario.

Questa particolarità modifica notevolmente il rapporto tra emittente e destinatario e introduce l'importanza fondamentale della fase elettronica della consegna.

La trasmissione della fattura elettronica deve quindi avvenire mediante l’utilizzo di procedure informatizzate quali, ad esempio:
  • il sistema di trasmissione EDI;
  • il sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SDI);
  • la posta elettronica (sconsigliato);
  • la posta elettronica certificata
  • il telefax o via modem (sconsigliato).

L'emissione e l'invio in forma elettronica di una fattura NON richiede obbligatoriamente un accordo preventivo con il destinatario ma solamente l'accettazione del tipo di mezzo di trasmissione utilizzato.

E' quindi utile ed opportuna una preventiva comunicazione al cliente destinatario per dare informazione del canale elettronico di trasmissione scelto.

Come si consegna elettronicamente una fattura emessa in formato XML

Una fattura elettronica XML può essere "spedita" elettronicamente prevalentemente in due modi:

  1. mediante il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SDI) quindi utilizzando le proprie credenziali Entratel o Fisconline
  2. mediante allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata spedito al destinatario

Entrambi i metodi garantiscono le informazioni sul corretto invio e ricezione da parte del destinatario.

I due metodi sopra descritti possono richiedere vie alternative (es. invio tramite posta elettronica non certificata) nel caso in cui il destinatario sia un privato persona fisica o un soggetto non residente.

 

Fatture elettroniche e fatture cartacee: convivenza da gestire con attenzione

La fatturazione elettronica è obbligatoria per i soggetti che cedono beni o servizi alla Pubblica Amministrazione (FePA) ed è facoltativa (ma sempre più opportuna e vantaggiosa) nei rapporti economici tra imprese e/o professionisti (FeB2B).

Questa considerazione determina lo sviluppo di possibili scenari diversi che cerchiamo di riassumere brevemente:

1) Nei rapporti FeB2B il soggetto che emette la fattura (fornitore) ha scelto di gestire in forma elettronica i propri documenti fiscali ma altrettanto non intende fare il soggetto destinatario (cliente) 

In questo caso la situazione che si configura è la seguente:

  1. il fornitore emittente emette, trasmette e conserva la fattura in formato elettronico ottenendo i conseguenti benefici operativi e fiscali;
  2. il cliente riceve elettronicamente, stampa la fattura su carta (ecco perchè è consigliata la presenza anche del formato PDF) e gestisce la propria amministrazione contabile nel formato tradizionale cartaceo senza obbligo di conservazione digitale.

2) Il soggetto emittente (fornitore) opera anche con clienti privati o non nazionali.

In questo caso non sempre è possibile poter trasmettere agevolmente la fattura per via elettronica.

Quindi potrebbe essere ancora opportuno o addirittura necessario mantenere due distinte serie di numerazione delle fatture emesse: la serie 1 per le fatture elettroniche e la serie 2 per quelle cartacee.

Questa circostanza della doppia serie di numerazione è dettata dal fatto che la conservazione delle fatture elettroniche richiede la numerazione continua e progressiva dei documenti digitali che non è quindi possibile mescolare con quelli cartacei. 

 

Considerazione Conclusiva

Quanto sopra può semprare complesso e quindi rappresentare una scelta operativa non valida e conveniente.

In realtà, come accade già in molti altri paesi, la fattura elettronica diventerà entro il 2020 l'unico metodo di fatturazione esistente in Europa.

Quindi è molto importante affrontare fin da subito i nuovi meccanismi digitali in quanto:

  1. hanno il pregio, ampiamente dimostrato, di ridurre considerevolmente i costi amministrativi;
  2. richiedono un generale riordino dei metodi di gestione aziendale.

 


AndreaDalPonte.pngAndrea Dal Ponte

Ragioniere commercialista e revisore legale, è Managing Partner del Network professionale Retestudi, nonché Partner responsabile della sede di Vicenza.

 

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Topics: Contabilità

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