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Il Blog delle Applicazioni Cloud per la gestione d'impresa

ll Blog dedicato alle applicazioni gestionali Cloud 

In questo blog approfondiamo le potenzialità delle applicazioni in Cloud per supportare e migliorare la gestione aziendale. Si parla di Marketing Automation, sistemi di supporto alle vendite (CRM) e sistemi integrati per la gestione globale dell'azienda (ERP). 

 

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Come usare un CRM per organizzare le attività dei venditori

Scritto da Alessandro Frison

2-dic-2016 8.15.00

Organizza_attività.jpgIl direttore vendite "vecchio stampo" tende a valutare la performance dei suoi venditori sulla base dei risultati raggiunti e spesso ne gestisce l’organizzazione in base al suo istinto e alla sua conoscenza soggettiva delle persone; senza seguire un piano preciso.

Inoltre, secondo uno studio del 2015 condotto da The Bridge Group, solo il 66% dei venditori di un determinato team riesce a raggiungere le quote di vendita previste.

E se le due cose fossero collegate?

Una gestione poco programmatica del reparto vendite, porta quest’ultimo ad assomblack-box-vendite.jpgigliare pericolosamente ad una scatola nera: prendendo infatti in prestito un concetto matematico, un sistema black box è descrivibile solamente nel suo comportamento esterno - ovvero solo per come reagisce in uscita (output) - ad un certo input, ma il cui funzionamento interno non è visibile o è ignoto.

Se questa definizione ti ha strappato un sorriso amaro, e ti sono venuti in mente svariati episodi in cui ti sei sentito estraneo al funzionamento interno del tuo team di venditori, sei nel posto giusto!

In questo articolo, infatti, partiamo dall’assunzione che solo ciò che è misurabile è migliorabile. Quindi, se vuoi migliorare la performance dei tuoi venditori devi prima capire come misurarla correttamente.

Il modo più efficiente per gestire i venditori non è sulla base dei soli indicatori di azioni passate (o lagging indicator), come il numero di contratti chiusi e il fatturato. Questi indicatori sono sicuramente importanti da misurare, ma si limitano a dirti ciò che è già successo e NON cosa dovresti fare per migliorare quei numeri.

E’ un po’ come se la tua macchina ti avvertisse che devi fare rifornimento di carburante solo quando l’hai esaurito: non è forse meglio avere una spia che ti avverta per tempo quando è il momento di rifornirsi?

E’ proprio questa la richiesta dei direttori vendite moderni: un sistema per vedere in tempo reale cosa sta succedendo all’interno del sistema di vendite, così da poter correggere per tempo quei comportamenti che stanno danneggiando il business e riportare i venditori in carreggiata. Non essere quel direttore che aspetta che il serbatoio sia vuoto prima di iniziare a spingere sulla tua pipeline (come ti ritroveresti a spingere la tua macchina) - comincia ad adottare la metodologia di vendita basata sulle attività!

 
 
In questo articolo:
  1. andremo innanzitutto a vedere cos'è la vendita basata sulle attività;
  2. vedremo come un Software CRM ci può aiutare nella messa in pratica di questa metolodogia;
  3. alla fine dell'articolo troverai un ebook che ti spiegherà gli step da seguire per iniziare ad organizzare i venditori in base alle attività e non ai risultati.
 
[Hai poco tempo per leggere tutto l'articolo? Scarica direttamente l'ebook "Come organizzare le attività dei venditori per raggiungere gli obiettivi di vendita"]
 
 

1. La metodologia di vendita basata sulle attività

La metodologia di vendita basata sulle attività si basa sull’idea che una vendita andata a buon fine è il risultato di una serie di attività controllabili. Spesso, i venditori si lasciano distrarre dalla caoticità che sembra pervadere gli ambienti di lavoro e tralasciano invece le attività effettivamente utili per il processo di vendita.

Lo scopo di una metodologia centrata sulle attività è quello di portare i venditori a dedicare la giusta quantità di tempo a quelle attività fondamentali per l’acquisizione di nuovi clienti. Quando un’organizzazione è completamente allineata e impegnata attorno ad una serie di metriche comuni, sarà possibile:

  • raggiungere un maggior guadagno per venditore;
  • disporre, sulla base dei livelli attuali delle attività, di dati robusti per la realizzazione di forecast delle vendite;
  • scoprire il livello di ciascun venditore;
  • disporre di un team di venditori che ragiona su dati reali e significativi per ottenere i risultati previsti.

In sostanza, basare le tue vendite sulle attività ti darà maggior controllo sulla tua pipeline, con relativo aumento del tasso di crescita della tua azienda.

Lo scopo di un modello di vendita basato sulle attività è quello di aiutarti a capire quanti sforzi stai facendo per raggiungere dei determinati risultati e trovare le aree in cui rimuovere le inefficienze per migliorare le performance.

Risultati di vendita come il guadagno non sono completamente prevedibili: dipendono da un numero di fattori non sempre controllabili, come ad esempio il comportamento dei tuoi clienti. Inoltre, come abbiamo detto, sono il risultato di specifiche attività - come le conversazioni significative con i clienti, le trattative di vendita, l’invio di preventivi - sulle quali abbiamo invece maggiore controllo.

In poche parole; non posso controllare il risultato delle mie azioni, ma posso modificare le mie azioni e di conseguenza il risultato: è una questione puramente logica.

 

Proviamo ora a vedere come cambiare l'ottica con cui guardi al tuo team di venditori può far emergere le aree di inefficienza.

Facciamo un esempio

Per un mese, prova a tenere traccia delle attività del tuo team di venditori. Innanzitutto, ti consigliamo di tenere traccia di almeno 5 attività, di cui 4 saranno indicatori di azioni future, e 1 di azioni passate. (Questo argomento è affrontato più in profondita nell'ebook, in questa sede l'intenzione è fornire dei dati significativi su cui ragionare).

Poniamo il caso che, dopo un mese di utilizzo reale del CRM, il tuo venditore medio abbia completato il seguente numero di attività:

  • 1 contratto al mese
  • 4 preventivi al mese
  • 16 incontri al mese
  • 24 conversazioni al mese

A questo punto, puoi calcolare i tassi di conversione del tuo processo di vendita usando i dati compositi di tutti i tuoi venditori. Poniamo il tuo team sia composto da 20 venditori. Le attività dell’intera organizzazione si presenteranno più o meno così:

  • 17 contratti al mese
  • 67 preventivi al mese
  • 267 incontri al mese
  • 534 telefonate al mese

Per calcolare i tassi di conversione, dividi l’attività che risulta per l’attività che la precede, e moltiplica per 100:

  • (17 contratti ÷ 67 preventivi) x 100 = 25% tasso di conversione da-preventivo-a-contratto
  • (67 preventivi ÷ 267 incontri) x 100 = 25% tasso di conversione da-incontro-a-preventivo
  • (267 incontri ÷ 534 telefonate) x 100 = 50% tasso di conversione da-telefonata-a-incontri

Conoscere i tuoi tassi di conversione, ti permette di creare un forecast delle vendite basato sulle attività dei venditori; sulle quali, come abbiamo detto, hai maggiore controllo.

Con dei dati reali sulla performance del tuo team, riuscirai a vedere dove puoi (e dovresti) migliorarne effettivamente la performance.

Nel nostro esempio, solo il 25% dei preventivi inviati si traduce in un contratto firmato. Un responsabile commerciale potrebbe migliorare questo tasso ad esempio insegnando ai venditori come stendere dei preventivi migliori o nel migliorare il processo di generazione dei documenti.

 

Ora che abbiamo visto perchè ti consigliamo di rendere le attività di vendita il centro dell'organizzazione dei venditori, andiamo a delineare gli strumenti di un software CRM che ci permettono di mettere in pratica questa metodologia.

2. Come usare il Software Crm per organizzare le attività dei venditori

Gli strumenti di un CRM che sostengono la metodologia:

  • Dati riassuntivi di controllo dell'andamento generale delle attività (dashboard)
  • Strumenti efficaci per la registrazione delle attività dei venditori (note, compiti, telefonate ecc.)
  • Dati anagrafici puntuali e una cronologia delle attività fatte (timeline del contatto e dell'azienda)
  • Strumenti per la gestione ottimale e il nurturing delle opportunità di vendita (gestione delle trattative e creazione di liste di marketing)

Andiamo ora a vedere come utilizzare il CRM, nel nostro caso il CRM di Starty Erp, per mettere in pratica questa metodologia.

La dashboard

Con il CRM il venditore disporrà di uno storico delle attività fatte e potrà programmare quelle future. La dashboard di Starty Erp, ad esempio, mette a disposizione del venditore in un'unica maschera tutte le attività, appuntamenti e chiamate in programma: un modo semplice e sicuro per non dimenticare nulla.

Non solo, ma il venditore avrà: un riepilogo delle attività fatte, un quadro generale della situazione delle opportunità aperte e la loro data prevista di chiusura, un grafico per controllare l'andamento dei suoi ordini e del fatturato.

DashboardCRM.png
 

Le attività caricate sul Crm saranno comodamente visibili anche sul calendario

CalendarioCRM.png

 

La scheda contatto

Una volta adottato un CRM e una volta che i tuoi venditori avranno iniziato a registrare le loro attività, tenere traccia di quest’ultime diventerà sicuramente più semplice. 

Per sviluppare relazioni con nuovi potenziali clienti o con i clienti attivi, il venditore può organizzarsi l'archivio dei contatti e associare ad ogni contatto una serie importante di informazioni: lo stato e l'origine del contatto, la fase di vendita, il ruolo e molto altro: compiti, appuntamenti, note, invio di email (in Starty Erp troverai anche dei comodi template di testo predefiniti per una comunicazione più veloce ed efficace), opportunità di vendita (con l'indicazione dell'importo e la data prevista di chiusura), proposte di preventivo, trattative di vendita ecc.

Ogni azione registrata sul sistema sarà visualizzabile nella timeline del contatto e dell’azienda.

SchedaContattoCRM.png

 

La scheda azienda

Con il CRM, il venditore dispone di una visione a 360° del cliente: nell'anagrafica delle aziende, si avranno dati completi e sempre aggiornati, la timeline delle attività e delle note relative all'azienda (per una pianificazione e condivisione di informazioni); e, soprattutto, una timeline dei documenti Erp: il bello di un sistema CRM che nasce all'interno del gestionale ERP, come Starty, è la disponibilità di tutti i documenti gestionali creati per quell'azienda (preventivi, ordini, ddt, fatture, incassi). 

Questa funzionalità dà all'agente un insight in più sullo storico degli eventi amministrativi, di cui ha normalmente una conoscenza molto limitata (e limitante).

SchedaAziendaCRM.png

 

La gestione delle trattative di vendita 

Lo scopo di un CRM è quello di aiutare le vendite a incrementare il numero di clienti e il fatturato. Per questo motivo, la gestione delle opportunità di vendita rappresenta un punto fondamentale per il processo di lavoro del venditore. 

In Starty, è possibile configurare le fasi di vendita a seconda del tipo di business o delle abitudini del team di venditori; non solo, ma è possibile fare delle previsioni di venditavenditori e direzione commerciale potranno verificare in qualsiasi momento il portafoglio delle opportunità e fare previsioni di chiusura per fase della trattativa, per data e per valore. 

Ricordi il nostro esempio? In questo modo, potrai vedere in quale delle fasi delle trattative, il tuo team di venditori è più debole, e mettere in moto le adeguate strategie per migliorare la situazione. 

SchedaOpportunitaCRM.png

RiepilogoOpportunitaCRM.png

 

CRM Mobile

Spesso i venditori sono fuori azienda, presso i clienti, in viaggio e per questo è StartyCRM-Mobile-Calendario.pngindispensabile supportare la loro attività in un contesto di mobilità. Con il CRM sempre a portata di mano, risulterà più semplice aggiornare i dati, verificare le informazioni prima di parlare con un potenziale cliente o cliente attivo, verificare la situazione StartyCRM-Mobile-contatti-vicini.pngamministrativa, accedere allo storico di tutte le comunicazioni scambiate con i propri contatti. 

Anche off-line?

A volte ci si trova in zone dove non c'è copertura di Internet e questo ovviamente causa una serie di limitazioni. Con l'App Mobile il venditore può svolgere comunque le operazioni di base, quali la consultazione appuntamenti, contatti e aziende, storico attività e opportunità. In questo modo non si blocca l'azione del venditore che potrà lavorare anche senza connettività Internet per sincronizzare il tutto non appena torna la copertura di trasmissione dati.

StartyCRM-Mobile-Timelinecontatto.png StartyCRM-Mobile-SituazioneAzienda.png StartyCRM-Mobile-situzione-fatturato-categoria.png

 

Creare offerte e ordini di vendita

Nel caso di Starty Erp, dove il CRM nasce all'interno di un Software Erp, il venditore può creare un preventivo in pochissimi minuti e inviarlo direttamente tramite email. I documenti generati vengono automaticamente archiviati per future consultazioni e per rendere più semplice l'accesso ai documenti da qualsiasi luogo, con tanto di storico delle revisioni apportate. Non solo, ma quando il cliente accetta il preventivo, con un semplice clic potrai trasformarlo in ordine di vendita.

Un sistema di generazione dei preventivi semplice e immediato andrà probabilmente a migliorare il tasso di conversione da preventivo a contratto di cui abbiamo parlato nel nostro esempio.

Preventivi_Starty_Crm.png

Inoltre, se il tasso di conversione di un singolo venditore risulta ben al di sotto della media del team, un collega con tassi migliori potrebbe fargli da mentore e aiutarlo a superare le difficoltà.

 

Creare liste di Marketing

Se invece, vorresti migliorare il tasso di conversione delle telefonate in incontri, con Starty puoi intervenire sulla qualificazione del potenziale cliente: attraverso la creazione di liste, potrai pianificare azioni di marketing molto specifiche direttamente dal CRM, per fornire ai contatti le informazioni di loro interesse e qualificare il loro interesse. 

Le liste di marketing sono un ottimo strumento per pianificare attività di nurturing non solo dei potenziali, ma anche dei clienti acquisiti: ad esempio, puoi decidere di promuovere un certo prodotto solo per i clienti e/o potenziali di una determinata zona, o altri criteri che il marketing può definire quando imposta una nuova lista di marketing.

Liste_marketing_Starty_Crm.png

Infine, potresti fornire ai tuoi venditori delle schede di valutazione (come quelle che troverai nel nostro ebook) perché tengano traccia della loro performance: infatti, un'utile strategia per garantire il raggiungimento di un obiettivo è metterlo per iscritto e controllarne di continuo l'andamento.

 

Ora che abbiamo visto come tracciare le attività dei venditori su un CRM, scarica il nostro e-book per avere la guida passo-passo per riorganizzare il tuo team di venditori in un'ottica proattiva, secondo la Metodologia di vendita basata sulle attività.

Guida - come organizzare le attività dei venditori

Topics: Gestione Clienti CRM, inbound sales

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