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Il Blog delle Applicazioni Cloud per la gestione d'impresa

ll Blog dedicato alle applicazioni gestionali Cloud 

In questo blog approfondiamo le potenzialità delle applicazioni in Cloud per supportare e migliorare la gestione aziendale. Si parla di Marketing Automation, sistemi di supporto alle vendite (CRM) e sistemi integrati per la gestione globale dell'azienda (ERP). 

 

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Come ridurre i costi del magazzino: consigli pratici

Scritto da Lisa Rossi

Trovami su:

11-mag-2017 8.30.00

Gestione del magazzinoUna gestione efficiente di fornitori e magazzino influisce significativamente sul buon funzionamento di un’azienda. Per prima cosa, è essenziale per garantire ai propri clienti la disponibilità dei prodotti che desiderano, quando li desiderano: in poche parole, per fornire un livello di servizio che lascia il cliente soddisfatto e incline a comprare ancora.

Inoltre, una cattiva gestione del magazzino si traduce in ultima istanza nel tenere impegnate scorte (e quindi capitale) che potresti altrimenti utilizzare per alimentare il tuo business.

Molte sono le best practice per la gestione del magazzino, in questo articolo abbiamo selezionato quelle secondo noi più significative.

Una gestione efficiente del magazzino significa:
  1. Limitare gli sprechi 
  2. Limitare gli errori
  3. Stabilire le giuste priorità
  4. Sfruttare i dati del magazzino per le iniziative di marketing [Suggerimento]

 

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1. Limitare gli sprechi

Una buona conduzione del magazzino permette di contenere gli sprechi non solo risparmiando, ma anche migliorando il flusso di cassa. Ricordiamo, infatti, che stiamo parlando di prodotti per cui hai sostenuto una spesa e per i quali genererai un profitto - ovviamente a patto che lascino il tuo magazzino, dove non sono altro che guadagno non ancora realizzato. Certo, i prodotti in stoccaggio hanno un loro valore, ma, purtroppo, non è ancora possibile pagare il commercialista con le custodie per iphone che hai ferme a magazzino ormai da mesi.

Per questo motivo è importante considerare l’incidenza dei costi di inventario sulla liquidità aziendale: il magazzino detta QUANTO puoi vendere (influenzando quindi le vendite), e anche COSA e QUANTO devi acquistare (influenzando pertanto gli acquisti); entrambi elementi che influenzano in modo determinante la quantità di flusso di cassa a disposizione.

Una migliore gestione del magazzino si tradurrebbe quindi in una migliore gestione della cassa, ma vediamo come.

Con un solido sistema di inventario, puoi sapere esattamente quanto di un prodotto hai a disposizione e, in base alle vendite, prevedere quando esaurirai le scorte per essere sicuro di riapprovvigionare in tempo, evitando, ad esempio, di perdere delle vendite per mancanza di disponibilità del prodotto.

Una conduzione programmatica dei processi di magazzino ti farà risparmiare in quanto:

  • Consente di risparmiare sui costi di stoccaggio: i costi di magazzino sono solitamente variabili e dipendono dalla quantità di prodotti in stoccaggio. Quando vengono stoccate quantità eccessive di prodotto o ti ritrovi con un prodotto difficile da “muovere”, i costi di deposito ovviamente aumentano.
  • Evita gli sprechi: se vendi prodotti con una data di scadenza (come alimenti o make-up), evitare che si deteriorino perché tenuti a magazzino per troppo tempo è sicuramente una priorità.
  • Evita le scorte invendibili: le scorte invendibili non sono solamente prodotti scaduti, ma, ad esempio, prodotti fuori stagione, fuori moda o comunque non più rilevanti.

 

Il gestionale in Cloud Starty Erp, ad esempio, offre numerose funzioni per limitare gli sprechi e ridurre i costi del magazzino: con la funzione “Dettaglio giacenze” è possibile verificare in tempo reale tutte le giacenze degli articoli presenti a magazzino.

Giacenze di magazzino

Inoltre, è possibile creare ordini di acquisto automatici, per pianificare gli acquisti sulla base del venduto: analizzando gli ordini di vendita e la disponibilità nei magazzini, il sistema propone automaticamente l'ordine di acquisto a fornitore per i prodotti non disponibili. Se impostata e utilizzata in modo appropriato, questa funzione consente anche tenere le scorte ai livelli ottimali, evitando sia gli eccessi sia eventuali mancanze (elementi, abbiamo visto, entrambi dannosi per il tuo business).

Non solo, prima abbiamo parlato di merci con data di scadenza: a questo proposito, Starty Erp propone la funzione “Lotti e matricole”.

 

Lotti e Matricole

Con la gestione per lotti e matricole, è possibile configurare i prodotti indicando i lotti e la matricola di riferimento.

I lotti sono un insieme di prodotti dalle caratteristiche uniformi, accomunati dalla stessa data di produzione/scadenza, prevalentemente utilizzati per individuare il periodo temporale in cui un bene è stato prodotto. La gestione a lotti è tipica dei settori alimentari e farmaceutici, che trattando prodotti deperibili, hanno l’obbligo per legge di regolarne la movimentazione sulla base di parametri specifici, come, appunto, la data di scadenza.

La gestione delle matricole è in un certo senso vicina a quella per lotti: la matricola conferisce ad ogni pezzo un numero univoco. Questo tipo di gestione è tipico dei settori informatici e tecnologico, a fini di tracciabilità del prodotto (per avere informazioni specifiche circa la data/macchina di produzione) o per gestire al meglio la scadenza della garanzia del prodotto. In Starty Erp, nel campo matricole, è possibile fornire ulteriori informazioni a descrizione del prodotto: se, ad esempio, siete un’azienda che commercia stampanti usate, il sistema vi permette di inserire (e filtrare) informazioni sul buono/cattivo stato, il numero di copie stampate e altre ulteriori informazioni a voi utili.

Lotti e matricole

Quando vengono selezionati, lotto e/o matricola vengono automaticamente riportati sui documenti legati ai prodotti a cui si riferiscono (fatture, DDT e entrate merci).

In sintesi, i principali motivi per cui è prevista la gestione a lotti o matricole sono:

  • per esigenze normative, ad esempio per la rintracciabilità dei prodotti alimentari, ossia "la possibilità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento, di un mangime, di un animale destinato alla produzione alimentare o di una sostanza destinata o atta ad entrare a far parte di un alimento o di un mangime attraverso tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione” (fonte: Ministero della Salute);
  • per la gestione di eventuali non conformità: qualora vengano segnalate delle non conformità su un prodotto, grazie ai lotti, è possibile risalire ad altri prodotti dello stesso lotto che potrebbero presentare la stessa problematica (applicazione utile anche per settori come quello tecnologico);
  • per la gestione efficiente della garanzia sui prodotti: con Starty Erp, è possibile gestire la garanzia/scadenza dei prodotti per assicurare che vengano vendute per prime le merci con "scadenza" posteriore. 

 

2. Limitare gli errori:

Chi incentra la gestione magazzino su strumenti poco affidabili, come ad esempio Excel, rischia di perdere informazioni importanti a causa di salvataggi scorretti, cancellazioni accidentali o errori dei dipendenti.

E’ buona norma utilizzare strumenti capaci di ridurre al massimo le possibilità di errore, che, grazie alle loro funzionalità di inventario ed alla possibilità di utilizzare database centralizzati, garantiscono maggiore controllo e protezione dei dati.

Inoltre, al giorno d’oggi, i consumatori si aspettano una consegna veloce e accurata: non c’è più tolleranza per ritardi o errori. Ma come fare ad evitare errori?

La gestione del magazzino tende a classificare le scorte in due categorie: scorte cicliche e di sicurezza. Le scorte cicliche sono quelle scorte che vendono regolarmente e hanno, quindi, una domanda facilmente prevedibile. La scorta di sicurezza, invece, si riferisce a quella quantità di prodotto che le imprese decidono di avere a portata di mano per essere sicure di non esaurire le scorte a causa di variabilità della domanda, tempi di consegna della merce o eventi simili. Dal momento che il flusso di cassa è estremamente importante per la sopravvivenza in particolare delle piccole imprese, un modo comune di ridurre i costi di gestione di magazzino è di omettere le scorte di sicurezza.

Anche se le giacenze di magazzino implicano dei costi, occorre considerare che il consumatore moderno ha una vasta gamma di commercianti a disposizione (sia on che offline) ed è estremamente “chiacchierone” (e influente) sul livello di servizio ricevuto da aziende di qualunque dimensione.

Compratore modernoUna gestione poco programmatica del magazzino si traduce in una gestione poco affidabile degli ordini di acquisto e, di conseguenza, di vendita e può rivelarsi fatale per il tuo business: secondo Trackur, infatti, il 96% dei clienti insoddisfatti non parleranno direttamente a te della cattiva esperienza avuta con la tua azienda, ma lo racconteranno a circa altre 15 persone, con conseguenze facilmente intuibili per la credibilità del tuo brand. Prima di decidere di voler ridurre i costi della gestione di magazzino, considera i danni intangibili del servizio-clienti scadente che potrebbe derivarne.

Per ovviare a questo pericolo, occorre quindi avere una buona strategia di amministrazione degli inventari, in grado di aiutarti a predire l’andamento del tuo business e del tuo magazzino, così da permetterti di tenere un livello di scorte di sicurezza adeguato, che mantenga buono il tuo servizio-clienti e eviti costi superflui.
Una strategia vincente per evitare errori è stabilire dei livelli minimi di stoccaggio (ossia la quantità minima di prodotto che devi avere sempre disponibile) per i tuoi prodotti: il sistema ti avvertirà quando hai raggiunto la soglia minima, e potrai effettuare l’ordine al fornitore, di modo da non ritrovarti né con troppo, né con troppo poco prodotto a disposizione.


Nonostante richieda ricerca e decisioni preventive, stabilendo dei “livelli minimi”, sistematizzerai i processi di ordine a fornitore, cosa che non solo velocizzerà la tua capacità decisionale, ma darà modo anche al tuo staff di prendere decisioni ponderate su dati reali.

Oltre a quanto appena indicato, con Starty Erp è possibile gestire:

  • Fornitori: anagrafica completa dei tuoi fornitori e delle relative regole d’acquisto, listini dei prezzi e termini di pagamento,
  • Prodotti: listini prodotti per fornitore (codice fornitore associato ai prodotti), descrizione dei prodotti e quantità minima da ordinare
  • Entrata merci: il magazzino dovrà limitarsi a confermare il quantitativo di merce ricevuta per eseguire automaticamente il carico.

In questo modo, tutte le informazioni necessarie alla gestione di fornitori e all’evasione degli ordini sono centralizzate in un luogo e si agganciano automaticamente alle scritture contabili che vanno a generare.

Il risultato? Una drastica diminuzione degli errori, una riduzione delle scorte del 17% e un miglioramento del 19% sui tempi di consegna (fonte Aberdeen Group). 

gestione dei fornitoriInoltre, avere informazioni complete sui fornitori e i prodotti è fondamentale per evitare errori negli ordini e garantire una buona relazione con i fornitori. Che tu debba rendere un prodotto che non sta vendendo per fare spazio a nuovi prodotti, o ristoccare un bene che sta vendendo molto velocemente, o espandere temporaneamente il tuo spazio di deposito, avere una buona relazione con i fornitori ha non pochi vantaggi, tra i quali una migliore capacità di negoziazione sulle quantità minime da acquistare (e, come abbiamo visto, tenere una soglia minima relativamente bassa ti permette di avere più cassa a disposizione). Una buona comunicazione coi fornitori ti permette, da un lato di informarli quando ti aspetti un aumento nelle vendite cosicchè possano adeguare la produzione, dall’altro che loro ti avvertano in caso di ritardo nella produzione di un prodotto di modo che tu possa correre ai ripari.

 

3. Stabilire le giuste priorità

La gestione del magazzino è una parte fondamentale del tuo business, ma il sistema ottimale per condurla varia da attività a attività.

In ogni caso, ogni azienda dovrebbe mirare non solo a ridurre il più possibile il margine di errore, ma anche ad individuare le giuste priorità.

Analisi ABC per stabilire le priorità

Alcuni prodotti richiedono più attenzione di altri: usa l’analisi ABC per stabilire le priorità della tua gestione di magazzino. Separa i prodotti che richiedono più attenzione dagli altri, passando in rassegna il tuo listino prodotti e associali ad una di queste 3 categorie:

  1. prodotti di alto valore con un basso tasso di vendite
  2. prodotti con un discreto valore e un moderato tasso di vendita
  3. prodotti dal basso valore e un alto tasso di vendita

I prodotti della categoria A richiedono attenzione regolare in quanto il loro impatto finanziario è notevole, ma le vendite sono imprevedibili. Beni della categoria C richiedono minore supervisione in quanto hanno un minore impatto finanziario e un turnover costante. I prodotti della categoria B stanno nel mezzo tra le altre due categorie.

Segui la legge 80/20

La gestione delle giacenze è di primaria importanza per determinare come tradurre le analisi derivate dal tuo software gestionale. Per esempio, così come la legge 80/20 si applica normalmente a vendite e clienti (l’80% della domanda si origina dal 20% della base clienti), la stessa formula è spesso valida anche per il magazzino. Esamina i tuoi inventari per vedere quale dei tuoi prodotti sta di fatto portando un maggior volume di domanda, potrai poi concentrarti sul determinare previsioni e formule di approvvigionamento ottimali per quei prodotti chiave. Una volta che avrai chiaro come gestire al meglio quei prodotti, possono diventare il fondamento su cui sperimentare con il resto dell’inventario, con nuove linee di prodotto o strategie di prezzo.

Con Starty Erp, ad esempio, è possibile fare l'analisi del fatturato e ordinato per prodotto, categoria prodotto, cliente, gruppo clienti, agenti: in questo modo potrai vedere quale dei tuoi prodotti ha generato un maggior volume di fatturato e valutare che strategie implementare. 

Utilizzando le procedure di storico dei movimenti per prodotto, invece, potrai valutare nel dettaglio la strategia di acquisto e di gestione dei livelli di stock necessari per il tuo business.

Storico movimenti di magazzino

Fare previsioni accurate

Una parte sostanziale della buona gestione del magazzino si riduce ad una buona capacità di prevedere accuratamente la domanda. Tuttavia, questa è un’operazione a volte estremamente difficile: esistono talmente tante variabili che non si è mai del tutto sicuri di cosa aspettarsi, però si può arrivarci vicino.

Ecco alcuni fattori da considerare nella previsione delle vendite:

  • tendenze del mercato
  • andamento delle vendite nell’anno precedente nel periodo di riferimento
  • il tasso di crescita di quest’anno
  • vendite garantite da contratto
  • stagionalità e economia nel suo complesso
  • promozioni in programma
  • spesa per la pubblicità
  • qualunque altro fattore rilevante per il tuo settore.

4. Sfruttare i dati del magazzino per le iniziative di marketing [Suggerimento]

Una gestione accurata del magazzino mette insieme quello che hai imparato riguardo ai tuoi clienti alla domanda dei prodotti per fare valutazioni sul miglior corso d’azione in futuro. Abbiamo visto che un software gestionale può aiutare a quantificare il livello di domanda dei prodotti e associarli a modelli di vendita ricorrenti, inclusi quelli che hanno una prevedibile tendenza a fluttuare (come stagionalità, occasioni particolari che hanno un impatto sul tuo pubblico di preferenza e, magari, eventi locali).

Si può ottimizzare il valore di queste informazioni unendo gestione del magazzino e promozioni di marketing: insight di questo tipo possono mettere in evidenza opportunità di guadagno inaspettate. Ad esempio, potresti utilizzare queste informazioni per compensare periodi di domanda minori con promozioni o offerte “ad hoc” che aumentano strategicamente le vendite, muovendo merce la magazzino che hai a magazzino da molto tempo, o hai acquistato a basso costo, o, ancora, è sul punto di diventare "invendibile". 

Conclusioni

In questo articolo abbiamo cercato di mettere in luce i vantaggi che un sistema gestionale ha sulla gestione del magazzino e le conseguenze di una buona gestione del magazzino sulla salute di un'azienda.

Se poi, si parla di sistemi Erp come Starty, l'efficienza raggiunge i massimi livelli: vendite (sia on che offline), logistica, contabilità ragionano sugli stessi dati, e si integrano nella stessa direzione: l'ottimizzazione dei processi e la crescita del business.

 


Guida come migliorare la gestione del magazzino con un Erp

Topics: Gestionali ERP, Magazzino

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