Funzionalità di OPENSUITE Compiere

La suite di applicazioni OPENSUITE Compiere prevede un ampio numero di funzionalità e strumenti, creati per garantire all'azienda una gestione globale ed integrata dei propri processi di Business.

L'intera suite è stata progettata sul concetto dei Processi aziendali e non su moduli software.

La lettura per processo agevola la valutazione e la comprensione del sistema in quanto più vicina alla normale definizione dei termini utilizzati nelle attività di tutti i giorni.

Ciclo Attivo (dall'ordine cliente all'incasso)

Il processo che governa il Ciclo Attivo offre tutte le funzionalità richieste per una gestione completa delle vendite. Dalla creazione di un'offerta per un potenziale cliente o cliente acquisito, generazione dell'ordine, evasione del materiale, emissione della fattura e relativo incasso. Questa funzionalità è fortemente integrata con la Catena del Valore (SCM) e con le funzionalità di Gestione Clienti CRM.

Ciclo Passivo (dall'ordine fornitore al pagamento)

Questo processo prevede la gestione degli acquisti, a partire dalla richiesta di acquisto, emissione di ordini a fornitore, ricezione del materiale, registrazione delle fatture, disposizioni di pagamento. Anche questo processo si integra con le funzionalità rivolte alle gestione del valore, quindi logistica, magazzino, produzione (SCM).

Gestione del Cliente (CRM)

Si tratta di un processo strategico per ogni organizzazione: la gestione completa delle relazioni con i clienti. Un processo completamente integrato con gli altri processi del sistema, che consente di tracciare tutte le informazioni dei propri clienti. Una vista logica centralizzata di tutti i clienti. Le transazioni sono disponibili in tempo reale e consentono un'immediata consultazione delle operazioni e dei messaggi che contribuiscono a creare il patrimonio delle informazioni sul cliente. 

Funzionalità avanzate di CRM

OPENSUITE Compiere mette a disposizione molteplici strumenti per governare i processi aziendali che interessano le relazioni con i clienti. Per le aziende che necessitano di una gestione completa di tutte le attività Marketing e di supporto alla forza commerciale, sono disponibili funzionalità specifiche quali:

• Gestione della Forza Vendita
  
• Creazione e gestione di Campagne informative e di Marketing
• Supporto ai clienti
• Condivisione di informazioni e documenti
• Collaborazione e gestione delle attività personali
  
• Gestione Progetti

Gestione Partner

Per le aziende che sono strutturate con una propria rete di partner, presenti nel territorio, queste funzionalità consentono di interconnetere diversi partner tra loro al fine di condividere le informazioni centralizzate dei clienti. Dalla gestione dell'assegnazione di un potenziale cliente, centri di assistenza tecnica, catene di distribuzione dei prodotti, reparti marketing che necessitano di scambiare informazioni. 

Catena del valore (SCM Supply Chain Management)

La Catena del Valore comprende tutte le attività riguardanti la gestione dei materiali compreso l'inventario, l'approvvigionamento, i carichi e scarichi da magazzino dovuti ad acquisti da fornitori e  vendite a clienti. 

Contabilità e controllo di gestione

La misurazione delle performance aziendali rappresenta il punto centrale per il controllo del business. Rientrano in queste funzionalità tutti gli aspetti Amministrativi contabili nonchè le funzioni evolute di analisi e controllo di gestione, quindi analisi e previsione delle vendite, redditività, controllo del budget e consuntivo, analisi della redditività per commessa o progetto.

A supporto delle normative Italiane in materia Contabile, OPENSUITE Compiere è stato opportunamento localizzato per garantire all'azienda piena aderenza agli obblighi di legge.

Dall’ordine cliente all’incasso

Questa funzionalità di OPENSUITE Compiere consente di gestire i seguenti processi:

• l’inserimento di un preventivo per un cliente o contatto
• la modifica del preventivo e la sua trasformazione in ordine di vendita
• la generazione di una o più bolle di consegna a partire dall’ordine non appena il prodotto é disponibile in magazzino
• l’emissione di fatture immediate o differite
• la registrazione dell’incasso
• la riconciliazione dello stesso con l’estratto conto bancario (inserito manualmente o caricato automaticamente)

Preventivo
Si può creare e stampare un preventivo basato su un listino standard o uno personalizzato. I preventivi possono impegnare gli articoli a magazzino. In qualsiasi momento è possibile trasformare  un preventivo in ordine di vendita.

Ordini & Spedizioni

Gli ordini di vendita generano l'impegno dei materiali, quindi la generazione dei documenti di spedizione fino alla creazione delle fattura di vendita. Il processo controlla che tutte le operazioni rispettino le regole previste per una corretta e puntuale gestione delle operazioni, garantendo un'evasione completa degli ordini caricati a sistema.

Fatturazione

La fatturazione può essere generata immediatamente a partire da un'ordine di vendita, generata a partire dai documenti di spedizione, in forma automatica sulla base di regole di fatturazione preimpostate. Si possono definire le regole di fatturazione per ogni cliente, al fine di rispondere alle singole esigenze, ottimizzando i processi e velocizzando le operazioni.

Incassi e Pagamenti

Le funzionalità presenti in OPENSUITE Compiere permettono di gestire completamente i processi relativi ai pagamenti e agli incassi.
Si possono creare ricevute di pagamento automatiche a partire dall'inserimento di un ordine o di una fattura. Il sistema prevede la creazione in automatico delle scritture contabili.

Le registrazioni bancarie possono essere inserite o caricate automaticamente. E' possibile riconciliare pagamenti non allocati, inserire commissioni bancarie o creare pagamenti.

Dall’ordine fornitore al pagamento

Questa funzionalità di OPENSUITE Compiere permette di gestire i processi seguenti:

• la creazione di un preventivo manuale o automatico
• l’approvazione del preventivo e la trasformazione degli ordini approvati in uno o piu’ ordine di acquisto
• la registrazione di una o più bolle di consegna a partire dall’ordine o dalla fattura fornitore
• l’imputazione di fatture a partire dall’ordine o dalla consegna
• la registrazione del pagamento
• la riconciliazione dello stesso con l’estratto conto bancario (inserito manualmente o caricato automaticamente)

Creazione di una richiesta di preventivo

Si possono creare manualmente o automaticamente le richieste di preventivo ai fornitori. Le richieste possono essere pubblicate sul WebStore per consentire ai fornitori di proporre le proprie offerte e generare automaticamente un'asta tra le varie offerte. Si possono approvare i preventivi dei fornitori per trasformarli automaticamente in ordini di Acquisto.

Ordini d'acquisto
Si possono creare manualmente degli ordini di acquisto, oppure generare automaticamente gli ordini a partire dai fabbisogni dei materiali a magazzino calcolando gli impegni presenti negli ordini clienti e le disponibilità a magazzino. Gli ordini si possono inviare tramite EDI, per e-mail o per Fax direttamente dal sistema.

Si possono attivare i controlli incrociati tra preventivo, materiale ricevuto, fattura ricevuta, al fine di chiudere correttamente le transazioni o evidenziare eventuali  errori o valori diversi da quanto pattuito con il fornitore.

Ricezione dei materiali

Si possono caricare a magazzino i materiali ricevuti dai fornitori, creando direttamente la bolla di spedizione a partire dall'ordine emesso al fornitore. Tale procedura controlla la congruenza degli articoli ordinati con quelli ricevuti e relative quantità.

Fattura da fornitore

Supply Chain

Le funzionalità di Compiere legate a questo processo consentono di gestire:

• cataloghi di prodotto

• distribuzione tra più magazzini

• consegne dei prodotti

• valorizzazione di prodotti e servizi

• integrazione EDI

Cataloghi di prodotto
E' possibile definire i Prodotti e Servizi con Distinta Base (Bill of Materials) e prodotti aletrnativi. Si possono importare e aggiornare i prezzi di acquisto dai propri venditori.

I prodotti possono essere organizzati in categorie e in gerarchie, anche le ricerche possono essere effettuate per caratteristiche di prodotto.

E' possibile avere più listini prezzi per le vendite e gli acquisti. I listini d'acquisto consentono di verificare gli sconti e  crediti in sospeso con i fornitori. I listini di vendita possono essere generici o personalizzati, è possibile anche datarli per consentire speciali promozioni di vendita.

Distribuzione tra più magazzini
Le scorte possono esserer gestite organizzando i vostri magazzini in location definite dall'utente. E' possibile spostare merci tra i diversi magazzini ed effettuare un inventario.

Consegne dei prodotti
Si possono creare delle Bolle di spedizione ai propri clienti automaticamente per più ordini o manualmente per singolo ordine. Il controllo della merce ricevuta dal fornitore può essere verificato sia con l'ordine d'acquisto sia a partire dalla fattura del fornitore.

E' possibile generare un approvvigionamento dei prodotti in funzione delle vendite già inserite o delle scorte di magazzino; a scelta è possibile generare una richiesta di offerta o direttamente degli ordini d'acquisto.

Valorizzazione di prodotti e servizi
OPENSuite Compiere permette di verificare, controllare e modificare i costi di prodotti e servizi.

Integrazione EDI

OPENSUITE Compiere gestisce i documenti Electronic Data Interchange, per trasferire i documenti tra diverse compagnie utilizzando la rete Internet.

Contabilità e Controllo di gestione

Questo processo consente di gestire:

• generazione automatica delle scritture contabili

• analisi dati tramite Reportistica, Data Warehouse e OLAP

• imputazione di scritture contabili manuali

• generazione di scritture di allocazione o rivalutazione

FUNZIONALITA' AMMINISTRATIVE LOCALIZZATE PER L'ITALIA

• Gestione del regime contabile ordinario
• Possibilità di mantenere in linea più esercizi contabili diversi per ogni settore
• Piano dei conti strutturato su più livelli
• Possibilità di definire il piano dei conti personale dell'azienda o comune a gruppi di aziende
• Immissione dei movimenti di prima nota (variazione, cancellazione e/o immissione di nuovi movimenti) sia in forma libera che in modo guidato attraverso schemi parametrizzabili dall'utente
• Gestione di partitari, scadenziari ed estratti conto
• Gestione specifica delle rilevazioni inerenti a compensi a terzi, costi pluriennali, centri di costo e di ricavo
• Gestione delle autofatture e della bolla doganale Iva acquisti, vendite, intracee ed iva in sospensione
• Gestione delle ritenute d'acconto e calcolo automatico delle ritenute INPS
• Visualizzazione e stampa della liquidazione Iva con calcolo in tempo reale
• Visualizzazione del prospetto riepilogativo della situazione dei registri fiscali di ogni azienda
• Stampe fiscali sia in modalità preliminare che in definitiva

Generazione automatica delle scritture contabili
Le scritture contabili sono generate automaticamente in base a regole impostate.

Analisi dati tramite Reportistica, Data Warehouse e OLAP
Per ogni tipo di documento è possibile definire report personalizzati nel  layout, nell'ordinamento etc, sia a livello di azienda che di organizzazione o anche solo di singolo utente. Attraverso la funzione di Reporting Views è possibile definire report analitici e sintetici.

La funzionalità di reporting permette sia di esplodere le informazioni legate all'elemeto specifico (come ad esempio i dati del Business Partner o le modalità di pagamento correlate ad un ordine)  sia di  navigare attraverso le informazioni degli oggetti ad esso legati (come ad esempio le fatture o le spedizioni lagate ad un ordine di vendita).

Per le informazioni legate a più dimensioni è possibile  selezionare la dimensione che si vuole visualizzare sul report.

Tutte le informazioni possono essere stampate o esportate in diversi formati quali ad esempio Excel, Word, XML, PDF, etc.

Scritture contabili manuali
Quasi tutte le transazioni contabili sono registrate automaticamente utilizzando diversi schemi contabili.
La registrazione manuale invece permette di associare la scrittura secondo uno specifico schema ed è solitamente usata per correggere registrazioni errate.

Scritture di allocazione o rivalutazione
Il sistema consente di generare scritture per

• Allocazione (Allocations)
• Rivalutazione (Revaluations)

Il Web Store fornisce tutti gli strumenti necessari per definire la propria presenza sul Web. Le informazioni sono condivise con l'applicazione standard e non necessitano di nessun lavoro di sincronizzazione o integrazione. Il Web Store può essere personalizzato riprendendo il look-and-feel del sito Web Aziendale.

Catalogo Prodotti Online

E' possibile vedere e ricercare un prodotto dal catalogo. I prodotti possono essere corredati di immagini. E' possibile decidere quali prodotti pubblicare sul Web.
E' possibile inoltre definire delle gerarchie per limitare la selezione dei prodotti. La ricerca di un prodotto può essere fatta anche per categoria e per attributi del prodotto stesso.

Prezzo e disponibilità

E' possibile mostare anche la disponibilità dei prodotti, se si desidera. Inoltre se un Business Partner è collegato può visualizzare il listino prezzi a lui dedicato, in caso contrario viene visualizzato il listino standard.

Acquisti Online

Dopo aver aggiunto prodotti al Carrello a partire dal Catalogo prodotti, è possibile modificare la quantità da ordinare. Una volta completata la scelta, dopo essersi loggati al sistema, vengono visualizzate le informazioni legate al profilo del cliente.
Al momento della Conferma  vengono calcolati  i costi di spedizione e le tasse  e richiesto l'inserimento o la conferma delle condizioni di pagamento (attualmente è supportato VeriSign per il pagamento), prima di confermare il pagamento viene verificato il numero della carta di credito inserito. Quindi viene mostrata la conferma dell'avvenuto pagamento e viene creato un ordine e visualizzata la ricevuta di pagamento che può essere inviata anche via e-mail.

Componenti di Supporto

Gestione Utenti

E' possibile registrare le informazioni sugli utenti e abilitare i cookies per consentire il riconoscimento e il login automatico dell'utente.

Contatori

Si possono monitorare le richieste via Web e ricavare informazioni su pagine visualizzate o  richieste, host dei client, tempo di collegamento, utenti che hanno acceduto al sito, etc.

Richieste di Informazioni

Un utente qualunque può richiedere informazioni via web, tali richieste vengono inoltrate ad uno  opiù indirizzi email. E' anche possibile inviare una conferma di ricevimento al richiedente. Le richieste diventano parte del sistema di CRM.

Gestione relazione con i clienti (Customer Relationship Management)

OPENSUITE Compiere permette di gestire processi legati alla gestione dei clienti, quali ad esempio le richieste di:

• Informazioni provenienti da Web o dalla posta elettronica
• Servizi da erogare in una certa data e luogo
• Oneri da rimborsare
• Informazioni su ordini, consegne, fatture o pagamenti
• Garanzie su prodotti o servizi
• Segnalazioni di non conformità sui prodotti
• Assistenza tecnica
  

A seconda del tipo di richiesta, può essere generato un documento (offerta, ordine o fattura) ed automaticamente rintracciato. Il sistema può inviare automaticamente al cliente il numero di ticket.

Inoltre è possibile:

• Creare e gestire Campagne marketing
• Operare un'Analisi della profittabilità del cliente
• Effettuare Richieste on-line di tipo Self Service

A seconda della tipologia di richiesta si possono impostare dei sistemi di controllo e verifica delle attività per garantire un continuo monitoraggio delle situazioni aperte sui clienti. Si possono assegnare con priorità diverse le richieste ad un determinato utente, indicare la data di scadenza dell'attività, prevedere un controllo che, in caso di scadenza e mancata chiusura dell'attività, esegue un'escalation verso il responsabile dell'utente originariamente incaricato a gestire la richiesta.

In qualsiasi momento si può conoscere lo stato di tutte le richieste aperte e in corso di lavorazione per un cliente, al fine di migliorare il servizio.

Gestione delle campagne Marketing
La fidelizzazione del cliente è un obiettivo di qualsiasi azienda. OPENSUITE Compiere consente di gestire in modo agevole comunicazioni e mailing list indirizzate verso i propri clienti (acquisiti o potenziali) per informarli sui propri prodotti, eventi ecc. Strumenti adatti anche per chi si occupa di televendita che con il sistema può organizzare un'attività di follow-up sui contatti, mantenendo la storia di tutte le informazioni condivise con il cliente. Si possono inviare comunicazioni utilizzando come criterio la data dell'ultimio acquisto, inviando un promemoria per esempio a tutti i clienti che non acquistano da oltre 3 mesi, oppure una mailing ai clienti che acquistano un certo quantitativo di prodotti per una promozione, o a quelli che hanno acquistato un determinato articolo.
Si tratta di strumenti molto intuitivi e di semplice utilizzo, che concorrono a migliorare le comunicazioni con i clienti e ad elevare il livello di servizio e di attenzione che sempre più il cliente chiede. Si possono misurare infine le vendite generate a partire da una determinata campagna marketing, calcolando il margine lordo generato dall'operazione.

Analisi della profittabilità  del cliente
Le Vendite possono misurare il  margine che un determinato cliente o gruppo di clienti generano per l'azienda in un determinato periodo. Questo può aiutare le Vendite e il Marketing a prendere decisioni preventive per promuovere nuove iniziative o per incentivare i clienti più importanti.

Accesso self-service tramite Web
Tutti i clienti possono essere abilitati ad accedere tramite il sito Web aziendale all'area loro riservata dove recuperare informazini importanti e aggiornate. Potranno verificare le risposte alle loro domande, controllare lo stato degli ordini e delle spedizioni, richiedere un preventivo e confermarlo, dare conferma di pagamento, visualizzare le proprie fatture, iscriversi a mailing list di interesse rilevante su determinate catergorie di prodotti.

FUNZIONALITA' ESTESE DI CRM

Per le aziende che necessitano di una completa piattaforma applicativa per la gestione delle relazioni con i clienti, OPENSUITE Compiere mette a disposizione le funzionalità avanzate di CRM, pensate per fornire tutti gli strumenti al reparto Marketing, Vendite e Supporto Clienti, necessari al fine di governare i processi in modo integrato.

Le funzionalità estese di CRM sono ideali per aziende che dispongono di una struttura commerciale esterna (venditori, agenti, segnalatori ecc) da collegare in tempo reale con i processi dell'azienda centrale. Per le aziende con una struttura marketing attenta alla gestione dei clienti e orientata alle attività di promozione, le funzionalità avanzate di CRM consentono di ottenere preziosi supporti operativi e informazioni strategiche su come operare con gli investimenti e il ritorno che gli stessi possono generare sul business. Non ultima il valore strategico di avere sempre in ogni momento la visione d'insieme del cliente rappresenta per il Management aziendale uno strumento di fondamentale importanza. Funzioni semplici da utilizzare, completamente accessibili tramite WEB, adattabili alle specifiche esigenze.

Le funzionalità principali sono:

1. Gestione avanza della Forza Vendita
2. Strumenti per il marketing
3. Supporto al cliente
4. Collaborazione e gestione delle attività personali
5. Condivisione dei documenti aziendali
6. Gestione dei Progetti

Gestione Forza Vendita

Le funzionalità estese di CRM presenti in OPENSUITE Compiere rappresentano uno strumento di lavoro indispensabile per la forza vendita. Consentono di tracciare e condividere le opportunità di vendita, gestire le aziende già clienti, coordinare le attività tra gruppi di lavoro. Si possono controllare lo stato delle trattative attraverso le dashboard, organizzare riunione tramite le funzionalità di calendario condiviso, assegnare attività alle persone e molto altro.

Vantaggi

• Aiuta a condividere i dati riguardanti i Clienti e le attività commerciali tra i gruppi di lavoro
• Permette di focalizzare l'attenzione sui potenziali clienti più interessanti
• Incrementa la produttività degli agenti e consente ai nuovi collaboratori di diventare produttivi più rapidamente
• Consente di verificare le performance e i progressi delle attività commerciali e di marketing

Marketing

E' possibile gestire i lead provenienti da più fonti, creare e tracciare le campagne di marketing, gestire offerte di email marketing con la certezza che i reparti di marketing e delle vendite abbiano sempre a disposizione le informazioni aggiornate per condurre al meglio le trattative. Si possono misurare i ritorni di investimento delle campagne marketing, monitorare le attività legate alle campagne.

Vantaggi

• Colmare il divario tra generazione di lead e chiusura della trattativa
• Segmentando i target dei clienti è più facile raggiungere i clienti con il giusto messaggio
• Creare e gestire campagne usando più canali di comunicazione e adeguando il messaggio al target
• Capire quali campagne sono efficaci usando report e dashboard

Supporto ai clienti

Aquisire nuovi clienti é più costoso che gestire bene gli esistenti. Grazie alla funzionalità di customer support, la vostra azienda ha la certezza che le segnalazioni dei clienti vengano gestite con efficenza e cura.
Il supporto clienti offerto dagli strumenti estesi del CRM di OPENSUITE Compiere consentono di centralizzare le richieste e le segnalazioni di problemi dei clienti, tracciando i bug segnalati, le soluzioni e verificando il tempo impiegato per fornire una risposta. Archiviando tutte le segnalazioni derivanti dai clienti, il reparto Assistenza contribuisce ad arricchire le informazioni utili alla gestione del cliente da parte di altri settori dell'azienda come ad esempio le Vendite.

Vantaggi

• Gestire in modo centralizzato tutte le richieste di assistenza dei clienti
• Capire la frequenza del verificarsi di un problema per migliorare la qualità del prodotto
• Misurare i tempi di risposta del servizio assistenza

Collaborazione e gestione attività

Sono presenti funzionalità evolute per la collaborazione e la gestione delle attività, dei progetti, la condivisione dei documenti e l'integrazione di informazioni derivanti da terze parti con la Suite di Sugar. Gli strumenti di collaborazione di Sugar promuovono una più efficiente collaborazione e un'efficace comunicazione all'interno della vostra azienda.

Vantaggi

• Gestire appuntamenti, riunioni, telefonate ed email da una singola applicazione
• Creare, assegnare e gestire i progetti chiave e le attività ad essi collegate
• Gestire e condividere documenti interni e d'utilità aziendale
• Integrare informazioni gestite da applicazioni di terze parti direttamente in Sugar

Documenti

Si possono centralizzare tutti i documenti dell'azienda per una semplice ed immediata consultazione e modifica.
Consente di gestire diversi formati inclusi: documenti Word e documenti Excel, PDF, PPT in un unica cartella, agevolado i diversi reparti nel reperimento delle informazioni necessarie alla gestione delle relazioni con la clientela.
Importante sottolineare la funzionalità di gestione delle revisioni dei documenti e le date di scadenza che garantiscono al gruppo di lavoro di presentarsi al mercato con una comunicazione unica e coerente.

Vantaggi

• Presentarsi con una comunicazione coerente al mercato
• Possedere gli strumenti per interessare i clienti e chiudere più trattative
• Gestire documenti con scadenze e revisioni

Progetti

La gestione dei Progetti  permette al gruppo di lavoro di operare in modo più efficiente per ultimare le attività assegnate.
L'azienda può assegnare i progetti, stimare i tempi di realizzo e assegnare le singole fasi a diverse persone.
Controllare il procedere dei progetti per avere la certezza della completezza e puntualità del lavoro.

Vantaggi

• Gestire progetti assegnati a collaboratori e gruppi di lavoro
• Distribuire il carico di lavoro stimando i tempi per il completamento delle singole fasi di progetto
• Controllare lo stato e l'andamento del progetto da un'unica posizione