Come scegliere un software gestionale Erp? parte 1
Le funzionalità comuni a molti software
Ad una prima valutazione, se ci limitiamo ad esaminare l'elenco delle funzionalità indicate dal produttore di software, ci rendiamo conto che i diversi programmi gestionali disponibili nel mercato hanno funzionalità molto simili, il che ci rende difficile la comprensione delle differenze tra un software e l'altro. I titoli generici spesso non aiutano a ben definire cosa fa un software.
Pensiamo a titoli come: gestionale contabilità, gestionale clienti, gestionale aziende, gestionale assistenza, gestionale produzione etc.. Sono titoli molto generici che dicono tutto e niente, che potrebbero generare molte aspettative da parte di chi sta' valutando l'acquisto di un software per la gestione aziendale.
Come fare dunque per procedere con una selezione più attenta?
Proviamo a definire alcune categorie di prodotti software gestionali:
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Software specifici per alcuni operazioni aziendali. Prendiamo ad esempio i programmi per emettere delle fatture, oppure per la gestione di una contabilità semplificata, programmi per acquisire gli ordini clienti etc.
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Software pacchettizzati, offerti con i diversi moduli applicativi. Modulo vendite, modulo acquisti, magazzino etc. Solitamente si pagano le licenze per modulo e per utente.
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Software gestionali strutturati, cosidetti Software ERP, che provengono tipicamente da produttori Internazionali. Sistemi molto parametrici e flessibili, adatti a gestire organizzazioni che operano su più paesi e con processi aziendali a volte molto strutturati.
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Software Erp di classe Enterprise, adatti a grandi organizzazioni, pensati per gestire tutte le operazioni aziendali e in grado di assicurare un totale controllo del flusso di informazioni dell'intera organizzazione.
Tutto dipende dalla dimensione aziendale?
Assolutamente NO. Purtroppo le cose si complicano in quanto NON é assolutamente corretta l'equazione "azienda piccola = esigenze semplici". Al contrario, il dinamismo delle piccole imprese e la limitata disponibilità di risorse, impone a queste ultime di lavorare con strumenti molto flessibili e dai costi di implementazione contenuti.
Come fanno le piccole aziende che hanno budget molto più contenuti?
Premesso che quando si parla di costi per un software Gestionale Erp è necessario definire:
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Licenze d'uso (richieste dai prodotti software proprietari)
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Costi dell'infrastruttura Hardware e software di base dove installare i software gestionali (Il server centrale, il sistema operativo, licenze del database, dispositivo di backup etc)
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Servizi di implementazione iniziale del sistema ed eventuali sviluppi di personalizzazioni (installazione del sistema, configurazione dei programmi, formazione agli utenti, analisi e sviluppo di procedure personalizzate).
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Contratto annuale di manutenzione e supporto cliente (oltre al contratto del software gestionale, andrebbero previsti i costi del contratto di manutenzione del server + sistema operativo + database)
Per quanto riguarda i costi delle licenze software. Sempre per semplicità, con riferimento alle 4 categorie di software che abbiamo indicato precedentemente, prendiamo le seguenti fasce di prezzi:
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Dai 100 ai 500 Euro per utente
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Dai 1.000 ai 2.000 Euro per utente
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Dai 1.500 ai 3.500 Euro per utente
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Dai 2.500 ai 4.500 Euro per utente
Niente male per parlare solo di licenze!!!
Esattamente, anche perchè il semplice acquisto di un software gestionale Erp non serve a nulla se poi non è accompagnato da un servizio di implementazione e supporto.
Ad esclusione dei software che appartengono alla categoria 1, che solitamente si installano e si utilizzano in tempi rapidi e quindi non necessitano di particolari servizi iniziali di avviamento, per le altre categorie invece i servizi di implementazione sono importanti e determinano il buon esito dell'avviameto del sistema.
E i costi dei servizi ?
nel prossimo articolo, approfondiremo i costi dei servizi di implementazione....